
يتجه قادة المشتريات إلى الحلول الرقمية لتسريع أعمالهم، والتي تشمل العديد من الاستخدامات عبر العمليات الوظيفية. ومع تطور التكنولوجيا بمعدلات مختلفة، قد يتم تنفيذ بعض حالات استخدام المشتريات الرقمية هذه الآن. يمكن النظر في تطبيقات أخرى أكثر تقدمًا للمستقبل. تتخصص Aligned Automation في المشتريات الرقمية للمؤسسات والعديد من قادة الممارسة لدينا لديهم أكثر من عشر سنوات من الخبرة مع عملاء Fortune 500. في هذه المقالة، سنتناول حالات الاستخدام الشائعة بأمثلة محددة، بما في ذلك:
غالبية منظمات المشتريات المؤسسية عالمية بحكم الضرورة. للتنافس على هذا النطاق العالمي، يجب أيضًا تمكين المؤسسات رقميًا. تعمل الرقمنة على تسريع التقاط البيانات وتحليلها واتخاذ القرارات وتنفيذها. وفقًا لـ استبيان المشتريات الرقمية لشركة PWC لعام 2021، تشمل الأولويات الاستراتيجية الثلاث الأولى في مجال الشراء خفض التكاليف، وتحديد مصادر الموردين وإدارتهم، ورقمنة العمليات. ومع ذلك، هناك حجة جيدة حول سبب كون الرقمنة عاملاً مساعدًا لتلك الأولويات الأخرى. العديد من عمليات الشراء التي تواجه احتكاكًا غير ضروري من اللمسات اليدوية والاختناقات والخطأ البشري. يؤدي الجمع بين الخدمات والحلول الرقمية إلى زيادة الكفاءة وتسريع القيمة، مما يساهم في نموذج التشغيل الذكي من الجيل التالي.
توضح حالات استخدام المشتريات الرقمية العديد من السيناريوهات التي تجعل فيها الأدوات الرقمية العمليات أكثر كفاءة. توجد أمثلة شائعة عبر سلسلة القيمة: استراتيجية الفئة، من المصدر إلى العقد، الشراء حتى الدفع، إدارة علاقات الموردين والمشتريات المستدامة. قال ستيف سيمبسون، الرئيس التنفيذي لشركة Aligned Automation: «ضمن هذه الفئات، هناك المزيد من حالات الاستخدام الخاصة بالمهام حيث يكون للرقمنة والأتمتة تأثير كبير على العمليات اليومية». «دراسة حالات الاستخدام لا تساعد القادة على فهم التطبيقات المباشرة للأدوات الرقمية فحسب، بل تبدأ أيضًا في تبادل الأفكار حول التطبيقات المشتركة الفريدة لمؤسستهم.» [معرف التسمية التوضيحية = «المرفق 3140" align= «aligncenter» width="240"]
ستيف سيمبسون
رئيس الإيرادات [/caption] تتضمن القائمة التالية حالات تؤدي فيها ممارسات الشراء الرقمي إلى توفير الوقت وخفض التكاليف ودفع الابتكار من خلال المؤسسات.
رسم خرائط لحالات استخدام المشتريات الرقمية مقابل الحلول الناجحة.
تقسم استراتيجية الفئة الشراء إلى مجموعات منتجات محددة للإدارة المثلى. تعمل التطبيقات الرقمية والعمليات الآلية على تمكين فرق فئة المشتريات من العمل بشكل أسرع وزيادة القيمة عبر المؤسسة.
«إدارة الفئة معقدة»، المدير الأول للعمليات سارانج كولكارني قال. «يجب على المديرين معرفة منتجهم وإجراء تحليل الإنفاق وأن يكونوا قادرين على تحليل تحولات السوق العالمية والاستجابة لها بسرعة.»
تعمل الرقمنة، من العمليات الآلية إلى التحليلات التنبؤية، على توجيه استراتيجية الفئة بالطرق التالية:
تساعد الرقمنة مديري الفئات على توفير المزيد من المال مع المساهمة بالقيمة. من خلال توفير رؤية محسنة لبيانات التشغيل الرئيسية، فإنه يحسن أداء الموردين، ويخفف من مخاطر التوريد، ويحسن التدفق النقدي وسلة السوق ويدفع الابتكار.
قد تقوم الفرق بتطبيق الذكاء الآلي في حالات الاستخدام مثل:
تعتمد فرق المشتريات على معلومات السوق لاتخاذ القرار. في المؤسسات الممكّنة رقميًا، تقوم الفرق بأتمتة جمع البيانات من مصادر البيانات الخارجية والمؤسسية بما في ذلك الفئات والعملاء والمنافسين والقنوات لإنشاء رؤى.
تصور معلومات السوق معلومات مفيدة مثل تصاعد الأسعار بسبب القضايا الجيوسياسية مثل النزاعات والأوبئة وغير ذلك. يستخدم المحللون هذه البيانات لتقليل المخاطر وتحديد مصادر جديدة أو بديلة، إما داخل المنطقة الجغرافية أو من خلال أفضل مصادر البلدان من حيث التكلفة (BCC).
قال كولكارني: «عندما يستغرق التحليل اليدوي وقتًا طويلاً لجمع المعلومات والنظر فيها، يمكن لمعلومات السوق الآلية أن تجمع بسرعة آلاف مصادر البيانات». «من خلال معلومات السوق في الوقت الفعلي، تستطيع فرق المشتريات تغيير استراتيجيات الموردين والتفاوض وتأمين المواد بأفضل سعر في أفضل وقت.»
تسمح الرقمنة لأصحاب المصلحة في المشتريات بتوقع مخاطر الفئة في الوقت الفعلي وتحليل البيانات وتلقي التنبيهات للتغييرات الموصى بها في مؤشرات الأداء الرئيسية والإمكانات غير المستخدمة والقيم المتطرفة للأداء.
تقوم التطبيقات الرقمية بتتبع وتحليل مجموعات البيانات الكبيرة الشائعة لفرق المشتريات في المؤسسة بسلاسة (مثل تلك التي تراقب ما يقرب من 20 ألف مادة). تتعاون الفرق عبر الوظائف وتتبع الإجراءات وتقييمات الأثر عبر الإنترنت لتحديد المخاطر.
تتيح الأدوات الرقمية ضمان اتساق الهامش والنمو عبر جميع الفئات في إطار زمني أقصر. إنها توفر الشفافية في تقلبات التكلفة المتوقعة لإبلاغ عملية صنع القرار الأفضل التي تعمل على تحسين الهوامش. تعرف على تحسين الهامش في موقعنا»دراسة حالة تحسين الهامش.»
يجب على فرق التوريد في المشتريات فرز جبال البيانات والعشرات من فئات الإنفاق وعمليات إعداد التقارير المطولة لتحسين الأسعار والتحكم في التكاليف ومنع تسرب الإنفاق. وبدون رؤية الفئات أو طريقة مبسطة لتحرير التصنيفات، من الصعب تنفيذ استراتيجيات التوريد الفعالة أو معرفة أين يحدث التسرب. توفر الأدوات الرقمية نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي للإنفاق الذي قد يستغرق ساعات أو أيامًا حتى يكتمل المحللون البشريون. وتشمل هذه المقاييس والأدوات التحليلية لمعالجة مؤشرات الأداء الرئيسية الرائدة وتحسين سلة السوق للتوريد. ستعمل الفرق الرقمية القوية على تحسين إدارة نفقات المشتريات وأتمتتها.
تتيح المشتريات الرقمية للفرق تعزيز التعاون متعدد الوظائف وتعزيز مشاركة الأفكار وإدامة أفضل الممارسات. على سبيل المثال، قد تكون منصة تعاون الموردين بمثابة موقع مركزي للوثائق الاستراتيجية بالإضافة إلى التعلم والتطوير الخاصين بالمبادرة. قد يخدم هذا التعاون الداخلي متعدد الوظائف بالإضافة إلى التعاون مع الموردين.
قال كولكارني: «تساعدنا هذه الأدوات في التقاط الأفكار وتأهيلها وتتبعها من خلال تحقيق القيمة». «بالنسبة لإحدى شركات البتروكيماويات، استخدمنا مجموعة تعاون الموردين الخاصة بنا لتحقيق وفورات في تكلفة الصيانة مع مورد السقالات. هذا مجرد مثال واحد على إمكانات التوفير الاستراتيجي التي تحملها الأدوات.»
يمثل المصدر إلى العقد العمليات التي تتم لفرق المشتريات لشراء المواد والخدمات الخاصة بهم. تتيح الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي تبسيط هذه العمليات، من تلقي عروض الأسعار إلى التحكم في التكاليف.
تعمل المصادر الإستراتيجية الرقمية على تمكين الفرق من الاستفادة من الإمكانات الكاملة لأسواق التوريد. غالبًا ما يشار إلى هذه المنصات باسم eSourcing، وتسهل المهام مثل عروض الأسعار من الموردين، والتعاون عبر المواقع لتقييم الموردين، وتشغيل طلبات عروض الأسعار، والتفاوض على الصفقات ومنح العقود.
قال كولكارني: «إن إمكانات إمكانات الاستعانة بمصادر خارجية آخذة في التوسع». «أحد الأمثلة المثيرة هو تحسين المسار المتقدم، والذي يستخدم خيارات نمذجة السيناريوهات للمسارات المتاحة ويقدم توصيات للموردين للحصول على الدورة التدريبية الأكثر كفاءة. توفر هذه الإمكانية تحليلًا في الوقت الفعلي يعمل على تسريع التقاط القيمة لفرق المشتريات ومورديها».
وفقًا لـ بي سي جي، يُعرَّف الإنفاق الإضافي عمومًا على أنه مقدار الأموال التي تنفقها المؤسسات على المشتريات التي تشكل حوالي 80٪ من المعاملات ولكن 20٪ فقط من إجمالي حجم الإنفاق. نظرًا لبياناتها الضخمة، اعتبر المحللون أن الإنفاق الإضافي أمر صعب الجدل. لكن الأدوات الرقمية توفر للفرق القدرة على فهم الإنفاق الإضافي المكثف والمعقد وتحسينه.
وقال كولكارني: «يمكن للمنظمات تقديم تدفق نقدي إيجابي بسرعة من خلال الاستفادة من الإنفاق الإضافي وإدارته». «قد يقومون أيضًا بإجراء تقييمات شاملة للإنفاق الإضافي لترشيد الموردين وزيادة سلة السوق مع الموردين المفضلين. أكثر من مجرد فهم ما يجري، يمكنهم اتخاذ قرارات استراتيجية باستخدام المعلومات».
وتشمل الأمثلة الأخرى لتحسين الإنفاق الثانوي دمج الأسواق في أنظمة الشراء إلى الدفع بحيث تمر جميع النفقات غير المتعاقد عليها من خلال العطاءات المفتوحة، والتنبيهات الاستباقية على المستوى المادي لعدم الامتثال.
توفر الحلول الرقمية في مرحلة الشراء للدفع للفرق القدرة على اكتساب المزيد من التحكم وتقليل المخاطر وزيادة الكفاءة من خلال التشغيل الآلي.
تحسين فعالية رأس المال العامل من خلال تطبيق التدابير في جميع المجالات التشغيلية. يشمل رأس المال العامل الحسابات المستحقة القبض (الأموال الواردة) والدائنة (الأموال الخارجة) ودورات المخزون. يبحث التحسين في الإدارة اليومية لهذه الأجزاء لضمان تفاعلها بانسجام. يمكن أن تساعد الأدوات الرقمية في تبسيط العملية من خلال التنبيه عند دفع الحسابات حتى تظل المؤسسة في وضع جيد.
تعمل أتمتة P2P على تقليل الأعمال الورقية وتقليل أوقات الدورات عن طريق إزالة الاختناقات والأخطاء البشرية. غالبًا ما تقدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تدفقات عمل P2P الآلية لإدارة هذه العملية. من خلال التشغيل الآلي للعمليات، يمكن للمشترين تحويل تركيزهم إلى إدارة الاستثناءات فقط بدلاً من العملية بأكملها.
توفر أدوات تحليلات P2P للفرق تحليلًا في الوقت الفعلي لجميع عمليات الشراء للدفع لضمان الشفافية واكتشاف أوجه القصور وتسليط الضوء على المخاطر والفرص المحتملة وكشف الاتجاهات.
مع اضطرابات سلسلة التوريد ونوبات الندرة، أصبحت العلاقات القوية مع الموردين أكثر أهمية من أي وقت مضى. يعمل تحسين سلسلة التوريد على تحقيق أفضل استخدام للتكنولوجيا والموارد مثل blockchain و AI و IoT لتحسين الكفاءة والأداء في شبكة التوريد.
وقال كولكارني: «تتيح سلسلة التوريد عالية الأداء والمدعومة بالذكاء كفاءة الأعمال والاستجابة». «يحصل العملاء على ما يريدون ومتى وأين يريدون بطريقة مربحة للمؤسسة وتساهم في استدامة سلسلة التوريد.»
توفر SRMs رؤية متسقة لأداء الموردين مما يسمح لفرق المشتريات باتخاذ قرارات مستنيرة. تشجع SRMs التنظيم وتسهل التحليل وتمكن العمليات المبسطة لتعزيز العلاقات مع الموردين. عندما تكون المواد محدودة بسبب ظروف غير متوقعة، فإن علاقة المورد القوية المبنية على حسن النية قد تعني تلقي السلع النادرة على المنظمات المنافسة.
يتيح ذلك للفرق مشاركة توقعات الطلب وتأمين التزامات الموردين وعرض المعلومات الهامة بما في ذلك:
تقوم المنظمات التنافسية بدمج الاستدامة في المناقشات الإستراتيجية لتحقيق أهداف الاستدامة 2030 و 2050 عبر سلسلة القيمة. من الضروري أخلاقيًا وأخلاقيًا على حد سواء، أنه عند وضع القدرات الرقمية بشكل صحيح يمكن أن يسرع التغيير الإيجابي مع زيادة قيمة الأعمال.
يتزايد عدد الشركات التي تعطي الأولوية للمناخ، مع 76% من قائمة فورتشن 100 وتضع 13٪ من شركات Fortune 500 التزامًا مناخيًا واحدًا على الأقل. ومع ذلك، أدرج متخصصو المشتريات، مثل أولئك الذين شملهم الاستطلاع في مسح المشتريات الرقمية لشركة PWC لعام 2021، خفض التكاليف كأولوية قصوى، مع تركيز 2-3٪ فقط على الاستدامة. تمثل الفجوة اختلالًا استراتيجيًا قد يضر بالمؤسسة لأنها تخضع للتدقيق من العملاء والشركاء لإعداد حملات العلاقات العامة المستدامة التي لا تحقق نتائج.
مع التكنولوجيا، تكون فرص الاستدامة وفيرة ومربحة. يجب أن تكون الجهود اعتبارًا مهمًا لأي خطة تحول. على مستوى عالٍ، هناك حالتا استخدام يجب أن تبدأ بهما مؤسسات المشتريات لتسريع خطط الاستدامة الخاصة بها: (1) إمكانية تتبع سلسلة التوريد، و (2) المصادر الذكية. من خلال هذه القدرات، يمكن للفرق اتخاذ قرارات أفضل تحافظ على الموارد وتسهل أهداف الاستدامة الطموحة.
تركز فرق المشتريات بشكل متزايد على اختيار مصادر الطاقة المناسبة (الكهرباء والوقود والمياه وما إلى ذلك)، واستخدام المواد القابلة لإعادة التدوير، وتعزيز شفافية سلسلة التوريد والمزيد.
وقال كولكارني: «باستخدام أدوات تتبع سلسلة التوريد، يمكن للفرق تتبع أي تأثير للاضطرابات في مواقع الموردين من المستوى 1 والمستوى 2 والتزامات التسليم». «يمكننا تتبع التزامات الكربون لضمان تلبية مقاييس الاستدامة في جميع أنحاء سلسلة التوريد وتحدي الشركاء لتلبية معايير معينة.»
وتشمل الجهود الرئيسية الأخرى تتبع تدابير الاستدامة في جميع أنحاء المنظمة، وتتبع مستويات الانبعاثات الحالية بدقة عميقة وتقييم ما إذا كانت التغييرات المنفذة لها التأثير الإيجابي المطلوب.
قد تعمل الحلول الممكّنة رقميًا على تعزيز الشفافية بين الموردين والعملاء وتمكين الفرق من اتخاذ قرارات أكثر استدامة عندما يحين وقت تجديد العقود. أكثر من التتبع وحده، هناك أيضًا حلول تقنية يمكن أن تساعد الفرق على أن تكون أكثر استباقية وكفاءة في الصيانة وتقليل الانبعاثات.
اكتشف المزيد من الأفكار حول كيف يمكن لمؤسسة المشتريات دفع الاستدامة هنا.
تقع العديد من المؤسسات في المراحل الأولى من التحول الرقمي، سواء كانت قد بدأت الرحلة مؤخرًا أو توقفت على طول الطريق. بالنسبة لأولئك الذين لديهم فهم قوي لبياناتهم ويقومون بالفعل بدمج الكثير من التكنولوجيا الموضحة أعلاه، فإن إضافة الذكاء الاصطناعي المبتكر يمكن أن يوفر تحسينًا إضافيًا.
يجمع المساعدون الافتراضيون بين تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي ومعالجة اللغة الطبيعية لإنشاء مساعدين مفيدين للذكاء الاصطناعي. مساعدو الشراء الافتراضيون هم إصدارات متخصصة من هذه الروبوتات لفرق المشتريات التي تأخذ شكل روبوت الدردشة.
قد يعتمد فريق المشتريات على الروبوت لتوفير وصول سريع إلى المعلومات التي تساعدهم على اختيار المنتج المناسب، وضمان الامتثال للوائح وتنبيه المستخدمين إلى المشاكل، مثل تأخير الشحن أو العنوان غير الصحيح.
الشراء الموجه بالذكاء الاصطناعي هو مساعد شراء متقدم. ومع تطور التكنولوجيا وتوافر البيانات على نطاق أوسع، فإن هذه الروبوتات لديها القدرة على تقديم توصيات أكثر تعقيدًا. أحد الأمثلة على ذلك هو تقديم المشورة الاستباقية لفرق المشتريات بشأن الشراء بناءً على أعلى هامش ربح. قد تستوعب التكنولوجيا بيانات من عمليات الشراء التاريخية جنبًا إلى جنب مع معلومات التسعير الحالية للتنبؤ بأفضل سعر شراء ووقت.
نظرًا لأن جميع الصناعات الرئيسية تقريبًا تنطوي على شراء السلع والخدمات، فإن المشتريات الرقمية مفيدة لمجموعة متنوعة من الصناعات حيث يسعى القادة إلى خفض التكاليف وزيادة الكفاءة وتحفيز الابتكار. يمكن العثور على مزيد من المعلومات حول سبب توجه الصناعات نحو الشراء الرقمي في مدونتنا،»فوائد المشتريات الرقمية: المباشرة وغير المباشرة والاستراتيجية.»
تشمل الفئات الخمس الرئيسية: استراتيجية الفئة، من المصدر إلى العقد، الشراء حتى الدفع، إدارة علاقات الموردين والاستدامة. وبشكل أكثر تحديدًا، قد تستفيد فرق التصنيع من التحولات الممكّنة رقميًا، والتي تساعد الفرق على التنبؤ بوقت التعطل وزيادة وقت التشغيل من خلال التعاون عبر ثلاث وظائف:
قد تشمل هذه الأجهزة القياس عن بُعد أو الأجهزة المتصلة. على سبيل المثال، قد تضع الشركة أجهزة متصلة على آلات التكرير، والتي يمكن أن تشمل مئات الآلات في العديد من المواقع. تجمع الأجهزة بيانات عن الصيانة والوظيفة، والتي يمكن استخدامها للتنبؤ بالصيانة المستقبلية والتخطيط لها وتجنب فترات التوقف المفرطة.
قد تشمل هذه المشتريات لمرافق الرعاية الصحية وبناء تلك المرافق وحتى في تصنيع الأدوية. وبشكل أكثر تحديدًا، نظرًا لأن الرعاية الصحية صناعة منظمة بشكل كبير، فقد تساعد الرقمنة في الامتثال من خلال التشغيل الآلي أو روبوتات الدردشة المرجعية، مما يقلل من الخطأ البشري.
يشمل إدارة المخزون. على سبيل المثال، قد يقدم فريق المشتريات تحسين العمليات الروبوتية (RPA) لمراقبة المخزون وتنبيه المديرين عند طلب المزيد من المنتجات. وعلى العكس من ذلك، قد تقوم تقنية RPA بتنبيه الفرق عندما يكون المخزون الحالي كافيًا ولكن يتم جدولة الطلب، مما يسمح للفرق بالتفاعل وبالتالي تقليل المنتج الزائد. هذا لديه القدرة على منع إهدار الموارد ومنع تدهور المنتجات في التخزين وإخلاء مساحة التخزين للمنتجات الأخرى ذات الطلب المرتفع.
طالما هناك حالة من عدم اليقين في العالم، ستكون هناك دائمًا حاجة إلى اتخاذ قرارات تفاعلية تعتمد على البيانات. ولكن كلما زادت المخاطر التي يمكن القضاء عليها من خلال الرؤى الاستباقية، كلما أصبحت عمليات الشراء أكثر استراتيجية وقيمة.
من خلال التكنولوجيا والأدوات والعمليات المناسبة، يمتلك متخصصو المشتريات كل ما يحتاجون إليه لمراقبة المخاطر وقياسها والتخفيف من حدتها بشكل فعال - داخل المؤسسة وعبر سلسلة التوريد وداخل النظام البيئي للموردين. تساعد هذه الأنظمة في الاستجابة الفورية للصدمات، ولكنها تتيح أيضًا إمكانية التنبؤ باتخاذ الاحتياطات مسبقًا.
لبناء المرونة بنجاح في مواجهة واقع غير مؤكد، يجب أن يبدأ متخصصو المشتريات بإدارة بياناتهم للحصول على رؤية في الوقت الفعلي لكل جانب من جوانب الأعمال. بعد فهم قوي للبيانات، يتيح تطبيق التحليلات والذكاء الاصطناعي/التعلم الآلي والأتمتة للفريق استخدام تلك البيانات للاستجابة بشكل أسرع للتغييرات. أخيرًا، انظر إلى الخارج واستخدم هذه المعلومات لبناء المزيد من العلاقات الاستراتيجية مع الموردين. (اقرأ المزيد عن المرونة في مدونتنا، ثلاث طرق لتمكين المرونة في المشتريات.)
توفر الأدوات الرقمية الشفافية ومصدرًا واحدًا لمقاييس الحقيقة التي تسمح للفرق بمعرفة الموردين الذين يؤدون أعمالهم والذين قد لا يكونون شركاء مهمين على المدى الطويل.
في Aligned Automation، نجمع بين المعرفة المبتكرة في مجال المشتريات والخبراء التقنيين المتفانين الذين يهتمون بتقديم التحول الرقمي بكفاءة. من إثراء البيانات المتباينة وربطها إلى البحث عن خيارات مستقبلية أفضل، نعمل جنبًا إلى جنب مع فرق المشتريات لتنفيذ أهداف الأعمال الطموحة.